الشنب 
- ابدأ بالرد الأول، تذكير المواعيد، ونقل المعلومات.
- الشغلة بتصلح للأتمتة لو بتتكرر، خطواتها ثابتة، وغلطها بيتصلّح.
- الشكاوى والتفاوض وأي شغلة لسا مش ثابتة بتضل بإيد إنسان.
أول ثلاث أشياء بتستاهل تأتمتها: الرد الأول على الرسايل المتكررة، تأكيد المواعيد والتذكير فيها، ونقل المعلومات من مكان لمكان. والأتمتة ببساطة يعني شغلة بتصير لحالها كل مرة بنفس الطريقة، بدون ما حدا يتذكرها. وبالمقابل في أشياء لازم تضل بإيد إنسان: الشكاوى، التفاوض، وأي شغلة لسا إنت نفسك مش ثابت على طريقتها.
القاعدة قبل القائمة
الشغلة بتصلح للأتمتة لو فيها ثلاث شروط مع بعض:
- بتتكرر كثير. كل يوم أو مع كل زبون. شغلة بتصير مرة بالشهر ما بتستاهل.
- خطواتها ثابتة. بتقدر تكتبها كقائمة، وأي حدا يمشي عليها بدون ما يسألك.
- غلطها بيتصلّح. لو النظام غلط، الضرر صغير وبتلحقه.
لو شرط واحد ناقص، خليها يدوي هسّا.
وقبل الشروط الثلاثة في سؤال أهم: الشغلة ماشية صح بإيدك هسّا؟ الأتمتة ما بتصلّح طريقة غلط، بتسرّعها بس. لو تذكير المواعيد اليوم بينبعت بصيغة بتزعّل الزباين، النظام رح يبعت نفس الصيغة لعدد أكبر.
الثلاثة اللي بتبدأ فيهم
- الرد الأول على الرسايل المتكررة. «وين موقعكم؟»، «شو دوامكم؟»، «كم السعر؟». أسئلة جوابها ما بيتغير، وبتوصل بكل الأوقات. أبسط شكل: رد تلقائي وردود جاهزة. أقوى شكل: نظام بيجاوب، وبيحوّل لإنسان لما السؤال يطلع برّا المتوقع.
- تأكيد المواعيد والتذكير. رسالة تأكيد بعد الحجز، وتذكير قبل الموعد. شغلة سهلة، بس بتنتسى بيوم الزحمة، وبيضل الموعد فاضي.
- نقل المعلومات. اسم الزبون ورقمه وطلبه بينكتبوا بالواتساب، بعدين بدفتر، بعدين بجدول. كل نقلة فرصة لغلط أو نسيان. لما الحجز ينزل لحاله بالجدول، بتوفّر وقت وبتعرف إن ما في إشي وقع بالطريق.
لاحظ إن الثلاثة مملّين. وهاد بالضبط السبب: الشغل المملّ المتكرر هو اللي الإنسان بيغلط فيه لما يتعب، والنظام ما بيتعب.
وما لازم تبدأ بالثلاثة مع بعض. اختار وحدة، شغّلها، وراقبها لحد ما تتأكد إنها ماشية. بعدين روح عالثانية. اللي بيأتمت كل إشي بأسبوع واحد ما بيعرف وين الغلط لما يصير غلط.
شو تخلّيه يدوي
- الشكاوى والزبون الزعلان. اللي زعلان بده يحس إن في حدا سمعه. رد آلي هون بيزيد الطين بلّة.
- التفاوض والحالات الخاصة. خصم، طلب مش بالقائمة، أو ظرف خاص. هاي قرارات، والقرار إلك.
- أي إشي فيه مسؤولية. نصيحة طبية أو قانونية أو مالية ما بتطلع من نظام.
- الشغلة اللي لسا ما ثبتت. لو كل مرة بتعملها بطريقة، لا تأتمتها. ثبّت الطريقة بإيدك أول، وبعدين أعطيها للنظام.
- أول تواصل مع زبون مهم. العلاقة بتنبني بين ناس.
والنظام المزبوط بيعرف حدوده: أول ما يشوف شكوى أو سؤال مش مفهوم، بيحوّل لإنسان وبيبعتلك تنبيه، وما بيحاول يتشاطر. واسأل عن هالنقطة أي حدا بيعرض عليك نظام: شو بصير لما ما يعرف يجاوب؟
خطوة اليوم: ورقة الأسبوع
حط ورقة جنبك، أو ملاحظة على الموبايل، ولأسبوع واحد سجّل كل شغلة عملتها وحسّيت إنك عامل زيها قبل. آخر الأسبوع عدّ: أي شغلة تكررت أكثر إشي؟ هاي مرشحتك الأولى. وجنب كل شغلة اكتب كم مرة تكررت تقريباً، وكم بتاخذ منك كل مرة. هيك بتشوف وقتك وين بيروح بأرقامك إنت، مش بتخمين.
بعدين اكتب خطواتها بالترتيب. لو قدرت تكتبها بخمس أسطر واضحين، هي جاهزة للأتمتة. لو لقيت حالك بتكتب «حسب الوضع» بكل سطر، لسا بدها ترتيب.
وممكن تكتشف من الورقة إن الحل مش نظام أصلاً، وإنما رد جاهز أو جدول مرتب. هاد أبسط وأسرع، فابدأ فيه. ولما تصير الشغلة أكبر من هيك، صفحة خدمة الأتمتة بتشرح كيف بينبني النظام خطوة خطوة. ولو أكثر إشي تكرر عندك هو رسايل بعد الدوام، اقرأ ليش مشروعك بيخسر زباين من رسايل الواتساب بعد الدوام.
أسئلة عن الموضوع
الأتمتة معناها أستغني عن موظفيني؟
لا. معناها الموظف يبطّل ينقل بيانات ويكرر نفس الرد، ويصير عنده وقت للزبون اللي بده حكي وحكم.
بقدر أأتمت إشي بدون مبرمج؟
الأشياء البسيطة أه: رد تلقائي، ردود جاهزة، وتذكير من التقويم. الربط بين أكثر من برنامج غالباً بده حدا فاهم.
كيف أعرف إن الأتمتة شغّالة صح؟
راقبها بإيدك أول فترة. شوف كل رد وكل حجز، وصلّح قبل ما تتركها تشتغل لحالها.
مهندس برمجيات ومحلل أعمال. ببني للمشاريع أنظمة بترد وبتحجز، أتمتة، مواقع وتطبيقات.
تعرّف عليّ
التعليقات
لسا ما في تعليقات. كن أول واحد.