الشنب 
- أغلب الغياب سببه النسيان أو إن التأجيل صعب، مش قلة اهتمام.
- التذكير اللي بيستنى جواب أحسن من التذكير اللي بس بيخبّر.
- جرّب أسبوعين برسالة جاهزة بإيدك، وبعدها قرّر إذا بدّك نظام.
أه، بتقدر تخلّي تذكير المواعيد يطلع تلقائياً، وبدون ما حدا من فريقك يمسك التلفون. الفكرة بسيطة: الموعد مسجّل بمكان واحد، والنظام بيبعت للزبون رسالة قبله بوقت إنت بتحدده، وبيستنى جوابه. بس قبل ما تفكر بأي نظام، في شغلة بتقدر تعملها اليوم بإيدك، وبتعرف منها إذا الموضوع بيستاهل.
ليش الزبون بيغيب أصلاً؟
قليل اللي بيغيب عن قصد. أغلب الغياب إله سبب من هدول:
- نسي. حجز قبل أسبوع، وإجا يوم الموعد وهو مشغول بإشي ثاني.
- تغيّر ظرفه وما لقى طريقة سهلة يحكيلك. الاتصال بيحرجه، فبيسكت وبيغيب.
- مش متأكد من التفاصيل. الساعة كم؟ وين المكان بالضبط؟ شو يجيب معه؟
- الحجز ما كلّفه إشي. كلمة عالواتساب وخلص، فما حس إنه ملتزم.
التذكير المزبوط بيحل أول ثلاثة. الرابع إله حل ثاني، وبنرجعله تحت.
كيف بيشتغل التذكير التلقائي؟
بدون مصطلحات، هو ثلاث قطع:
- مكان واحد للمواعيد. تقويم أو جدول أو نظام حجز. المهم مش دفتر ورق ولا ذاكرة الموظف، لأن النظام ما بيقدر يقرا من الدفتر.
- رسالة بتطلع لحالها. قبل الموعد بيوم مثلاً، وممكن وحدة ثانية بنفس اليوم. التوقيت إنت بتقرره حسب شغلك.
- جواب الزبون بيرجع للجدول. لو أكّد، الموعد بيتعلّم مؤكد. لو طلب تأجيل، بينعرض عليه وقت ثاني. لو لغى، الوقت بيفضى وبتقدر تعطيه لغيره.
القطعة الثالثة هي اللي بتفرق. تذكير بدون جواب بيضل إشعار، والزبون بيقراه وبينساه. تذكير بيستنى جواب بيعطيك خبر بكّير، وبتلحق تعبّي الوقت الفاضي.
وفي سؤال بينسأل دايماً: التذكير بالواتساب ولا باتصال؟ ابعته بالمكان اللي الزبون حجز منه. لو حجز عالواتساب، ذكّره عالواتساب. الرسالة بيرد عليها بالوقت اللي بيناسبه، أما الاتصال فبيقطع عليه شغله، وفي ناس ما بترد على رقم ما بتعرفه.
شو تكتب برسالة التذكير؟
الرسالة الطويلة ما حدا بيقراها. خلّيها أربع أشياء:
- اسم الزبون واسم مشروعك.
- اليوم والساعة بوضوح.
- العنوان أو رابط الموقع، وأي إشي لازم يجيبه معه.
- سؤال واحد سهل: «بتأكّد الموعد، ولا بدّك نغيّره؟»
ولا تحط بالتذكير عرض ولا إعلان ولا رابط لحسابك. الزبون فتح الرسالة عشان موعده، وأي إشي زيادة بيخلّيه يتعامل معها كدعاية ويسكّرها.
وخلّي التأجيل سهل. بيبيّن غريب، بس الزبون اللي بيأجّل أحسن بكثير من الزبون اللي بيغيب. الأول عطاك وقت تتصرف، والثاني تركلك كرسي فاضي.
أما اللي بيحجز وما بيلتزم، فهاد ما بيحلّه تذكير. بيحلّه إن الحجز نفسه يكون أوضح: تأكيد مكتوب وقت الحجز، وسياسة إلغاء بتحكيها من الأول وبلطف.
جرّبها اليوم بإيدك قبل أي نظام
الخطوة المجانية: اكتب رسالة تذكير وحدة بالشكل اللي فوق، واحفظها كرد جاهز بالواتساب بزنس. كل يوم المسا، ابعتها لمواعيد بكرا واحد واحد، وغيّر الاسم والساعة. بتاخذ منك دقايق.
اعمل هيك أسبوعين وسجّل شغلتين: كم واحد كان بيغيب قبل، وكم واحد غاب هسّا. هاد رقمك إنت، مش رقم من الإنترنت. لو شفت فرق وصار إرسال الرسايل بياكل من وقتك، هون بيصير النظام التلقائي منطقي. ولو مواعيدك قليلة وبتلحّق تبعت بإيدك، كمّل هيك. مش كل مشروع بده نظام.
وإنت بتبعت بإيدك رح تلاحظ أشياء ما بتبيّن بالعدّ: مين بيرد فوراً، مين بيطلب تأجيل كل مرة، وأي ساعة باليوم الناس بتجاوب فيها أكثر. هالملاحظات هي اللي بتبني عليها النظام بعدين، فبتركّبه على شغلك إنت مش على قالب جاهز.
ولما توصل لمرحلة النظام، التذكير غالباً بيكون جزء من إشي أكبر: نفس النظام اللي بيرد على الزبون وبيحجزله هو اللي بيذكّره. شوف كيف بتركب القطع مع بعض بصفحة موظف الاستقبال الذكي. ولو رسايلك بتوصل بعد الدوام وما حدا بيرد عليها، اقرا ليش مشروعك بيخسر زباين من رسايل الواتساب بعد الدوام.
أسئلة عن الموضوع
قبل الموعد بقديش لازم أبعت التذكير؟
ما في وقت واحد صح للكل. ابدأ بتذكير قبل بيوم، ولو لسا في غياب زيد واحد بنفس اليوم. جرّب وشوف شو بيمشي مع زباينك.
التذكير بيزعج الزبون؟
رسالة وحدة قصيرة وواضحة ما بتزعج، بالعكس بتريّحه. اللي بيزعج هو التكرار والرسايل الطويلة.
لازم نظام حجز عشان أذكّر تلقائياً؟
لازم المواعيد تكون مكتوبة بمكان واحد النظام بيقدر يقراه، حتى لو تقويم أو جدول بسيط. الدفتر الورقي ما بينفع.
مهندس برمجيات ومحلل أعمال. ببني للمشاريع أنظمة بترد وبتحجز، أتمتة، مواقع وتطبيقات.
تعرّف عليّ
التعليقات
لسا ما في تعليقات. كن أول واحد.